In der Abschlusswoche werden die Arbeitstage im Gebiet erfasst, die zusammen mit den bestätigten Anrufen und Besprechungen in das Aktivitätsreporting in actisCRM einfließen (Call Rates).
Die geschlossene Woche gewährleistet dies:
- Alle Aktivitäten der Woche sind aufgezeichnet worden
- Alle Arbeitstage im Gebiet wurden berücksichtigt
- Nicht wahrgenommene Termine werden aus dem Terminkalender entfernt.
Es ist eine gute Praxis, sicherzustellen, dass die Abschlusswoche für jede Woche korrekt ausgefüllt wird. Die Tage können einzeln oder in Gruppen abgeschlossen werden (mehrere Tage abschließen).
Wichtig: Die Abschlusswoche muss vorläufig im Terminkalender eingestellt werden, bevor Anrufe und Meetings aus actisCRM Offline (Actis iPad App) hochgeladen werden können.
Die Woche schließen können Sie über die Registerkarte Tagebuchaktionen oder über das Menü
Der Bildschirm für den Wochenabschluss wird geöffnet, die Codes für den Wochenabschluss werden als roter Kreis angezeigt und alle Aktionen sind verfügbar:
Die Dropdown-Menüs für jeden Vormittag und Nachmittag bieten Auswahlmöglichkeiten für Arbeits- und Nichtarbeitszeiten.
Provisorisch einstellen: Woche mit vorläufigen Codes abschließen. Das Hinzufügen von Besprechungen, Spezifizierungen oder bestätigten Terminen zum Terminkalender kann das Festlegen von vorläufigen Codes erfordern. Vorläufige Codes werden zu einem orangefarbenen Kreis. Klicken Sie zum Bestätigen auf die Schaltfläche Speichern und Beenden.
Satz abgeschlossen: Woche mit finalisiertem Code abschließen. Abgeschlossene Codes werden zu einem grünen Kreis und alle bestätigten Anrufe und Sitzungen werden in die Tätigkeitsberichte aufgenommen.
Wählen Sie die Vormittags- und Nachmittagsaktivität aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche Speichern und Beenden.
Wenn der Terminkalender nicht bearbeitete Anrufe enthält, wird eine Warnmeldung angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen und verlassen Sie den Berichtsprozess zum Wochenabschluss, um die Anrufe entsprechend zu bearbeiten.
Alternativ können Sie auch auf die Schaltfläche OK klicken, um fortzufahren. Nicht bearbeitete Anrufe werden dann dauerhaft aus dem Terminkalender und den Aktivitätsberichten entfernt.
Ganzer Tag einstellen: Die Standardeinstellung ist "Aus", aber schalten Sie sie ein, wenn für jeden ganzen Tag der Berichtswoche derselbe Wert verwendet werden soll. Die PM-Spalte wird dann inaktiv und die Aktivitäten des Tages werden nur in der AM-Spalte erfasst.
Vorherige Woche: Navigieren Sie zum Bildschirm für den Wochenabschluss der Vorwoche.
Nächste Woche: Navigieren Sie zum Bildschirm "Woche schließen" für die nächste Woche.
Mehrere Tage aktualisieren
Alternative Optionen für die Massenaktualisierung sind durch Erweitern des Fensters "Geschlossene Woche" verfügbar. Dies kann zur schnellen Erfassung von Feiertagen usw. verwendet werden.
Verwenden Sie die Optionsfelder, um den Zeitraum auszuwählen, für den die AM- und PM-Aktivität gelten soll.
Wählen Sie die AM- und PM-Aktivität aus der Dropdown-Liste aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Anwenden.
Wichtig! Abhängig von Ihrer actisCRM-Einrichtung kann die Meldung der Abschlusswoche obligatorisch sein. Wenn dies der Fall ist, erscheint eine Erinnerung am oberen Rand des Bildschirms im Kontakt- oder Besprechungsdatensatz und Sie müssen vorläufige Codes festlegen, um fortfahren zu können. Denken Sie daran, die Woche abzuschließen, um sicherzustellen, dass Anrufe und Meetings für das Reporting gezählt werden.