Ausgaben für Sitzungen

Sitzungen

Ausgaben für Sitzungen

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Ablauf der Sitzungen Das Sitzungsprotokoll Schätzung der Ausgaben für Sitzungen und der Anzahl der Teilnehmer Over-budget meeting expenditure
Übersetzen Sie

Die Ausgaben für Sitzungen werden auf zwei Arten definiert:

  1. Costs are incidental expenses that do not need to be reported for compliance
  2. Zahlungen sind Ausgaben, die als geschäftsbeeinflussend angesehen werden können und gemeldet werden, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, z. B. Honorare für Redner.

Meeting expenditure is accounted for from the budget. Depending on your system set-up you may be required to use single or multiple budgets and to record costs and/or payments.

Im Besprechungsprotokoll enthaltene Budgets, Kosten und Zahlungen können jederzeit bearbeitet oder entfernt werden, können aber nicht mehr geändert werden, sobald das Besprechungsprotokoll geschlossen ist.

1. Costs

  1. Open the meeting record.
  2. Under the Navigation tab click Costs.
  1. In the Costs section click the Add button. The Meeting Costs screen will open.
  1. Wählen Sie die Art der Kosten aus der Dropdown-Liste
  2. Geben Sie die tatsächlichen Kosten des Artikels an. Diese Angaben sollten mit den Ihnen vorliegenden Quittungen übereinstimmen.
  3. Click the Insert button to add the cost to the list. Add further costs in the same way.

2. Payments

Die Zahlungen erfolgen an einen Kunden oder an einen Standort.

  1. Open the meeting record.
  2. Under the Navigation tab click Costs.
  3. In the Payments section, click the Add Customer Payment button or Add Location Payment button and select the customer or location from the selection list that appears.

The New Payment screen will open.

Complete the form in as much detail as possible paying attention to the mandatory fields:

  • Customer/Location Name: The customer or location name will be shown as a link to their Actis record.
  • Berichtsdatum: Das Datum, an dem die Zahlung als anrechenbar gilt. Der Standardwert ist das Datum der Sitzung.
  • Agreement: Depending on your system set-up this may be mandatory for customer payments (see below)
  • Zahlungsart: Wählen Sie aus den Dropdown-Optionen.
  • Status: Wählen Sie aus den Dropdown-Optionen.
  • Betrag: Klicken Sie in das Feld und geben Sie den Zahlungsbetrag ein. In dieses Feld können nur Zahlen mit zwei Dezimalstellen eingegeben werden. Verwenden Sie keine Währungssymbole.
  • Offenlegen: Das Kontrollkästchen ist zu Berichtszwecken standardmäßig aktiviert.
  • Confidential: Tick the checkbox to ensure that payment is not visible to other teams using Actis.
  • Anmerkungen: Klicken Sie in das Feld und geben Sie alle für die Zahlung relevanten Informationen ein.
  • Click the Save and Exit button to save the meeting payments and return to the Meeting Costs page.

Add an Agreement

  1. From the New Payment screen, click the Add button next to the Agreement field.

The Agreement screen will open

  1. Click in the Reference field and type in a name for the agreement following your organisations naming conventions.
  2. Click the Calendar button to select the start date for the agreement – this must be on or before the date of the meeting.
  3. Click in the Notes field and type any relevant notes.
  4. Click the Browse button (magnifying glass) to search for the agreement and upload it to Actis.
  5. Click the Save and Exit button to return to the New Payment screen.

Important: If the customer or location cannot be found in Actis, then add them before any payments are recorded:

  • Fügen Sie einen neuen Ort über das Hauptmenü hinzu: Meine Daten, Ort hinzufügen.
  • Add a new customer from a location record.