A ata da reunião deve ser preenchida de forma suficientemente pormenorizada para poder ser apresentada para autorização.
A ata da reunião está claramente dividida em secções que colocam questões.
Several of the fields in the meeting record are mandatory and these are denoted with an asterisk (*). The meeting record will not save unless the required fields are completed.
Alguns campos podem ser preenchidos automaticamente e outros podem ser preenchidos a partir das opções pendentes fornecidas.
Quem gere a reunião?
Proprietário/funcionário: Dependendo da sua configuração, esta opção está a cinzento ou preenchida com o seu nome.
Outros funcionários: Dependendo da configuração do seu sistema, pode ser possível partilhar reuniões com colegas. Seleccione um nome na lista pendente.
Onde é que se vai realizar a reunião?
Location Name: Pre-filled if the meeting is created from a location record
OR
Click the Add/Edit button (pencil) at the end of the field and select from the locations list.
From the locations list select the venue for the meeting and click the Add Location button.
Venue Name: Filled automatically when a location is selected.
Overtype to change the venue or or click in the field and type the venue name if no location has been selected.
Geography Unit: Prefilled when location is selected, otherwise select a suitable geography unit from the drop-down list.
Important: Ideally a meeting should be linked to a location but it does not have to be, e.g. an exhibition may be held at an external venue and attendees invited from several different locations.
Quando é que se realizará?
Hora de início da reunião: A hora de início agendada para a reunião.
Hora de fim da reunião: A hora de fim agendada para a reunião.
Duração: Calculada automaticamente com base na hora de início e de fim da reunião.
Opções para todo o dia: Assinale a caixa de verificação relevante para reuniões completas de manhã, à tarde ou de dia. Estas opções assumem que uma manhã é das 8h às 13h, e uma tarde das 13h às 18h e um dia das 8h às 18h. As horas podem ser ajustadas, se necessário.
Que tipo de reunião é esta?
Tipo de reunião: Seleccione a partir das opções do menu pendente.
Estilo da reunião: Seleccione a partir das opções do menu pendente.
Conteúdo da reunião: Seleccione a partir das opções do menu pendente.
Estatuto e autorização
Histórico do estado: Preenchido automaticamente à medida que o estado da reunião se altera:
| Estado | Ação |
| Criado | Guardado mas ainda não apresentado para autorização Pode ser editado. |
| Enviado | Apresentado para aprovação do gestor. Dependendo da sua configuração, as reuniões com um custo estimado inferior a um determinado limite podem ser automaticamente aprovadas pelo sistema. Não pode ser editado. |
| Retirado | Altera o estado da reunião de submetida para criada para edição posterior. A reunião tem de ser novamente submetida depois de efectuadas as alterações. Dependendo da configuração do sistema, esta opção pode não estar disponível. |
| Autorizado | Os custos estimados foram aprovados pelo gestor orçamental. O registo da reunião pode ser editado para adicionar custos, pagamentos e participantes. |
| Recusado | A reunião foi rejeitada pelo gestor orçamental. A reunião pode ser editada e reenviada, se necessário. |
| Fechado | A reunião foi concluída e não é possível efetuar mais alterações. |
| Reaberto | A reunião foi reaberta para edição por uma pessoa autorizada. |
Justificação: Clique no campo e escreva qualquer informação relevante sobre o motivo da reunião.
Managers Comments: Click in the field and type any relevant information about the meeting. This field may be mandatory if the approver declines the meeting.
ABPI Compliant: Tick the checkbox to indicate the meeting is compliant. Note: Depending on the system set-up this option may be labelled differently or may not be included.
Planeamento pré-reunião
Products/Activity: Tick the relevant checkbox to describe what the call is about. Depending on the system set-up, products may need to be selected in detail order.
Pre-Meeting Objective: Click in the field and type the meeting objective.
Resultados e consequências
Notes: Click in the field and type any relevant information about the meeting.
Confidential Notes: Click in the field and type any relevant information about the meeting. Depending on your system set-up this may or may not be visible to all teams.
Meeting Result/Actions: Click in the field and type any relevant information and follow-up actions. This field will be completed after the meeting date and before the meeting is closed.
More/fewer sections may be available depending on specific company requirements.
Dados do sistema
Ativo: A caixa de verificação deve estar assinalada. Desmarque esta caixa de verificação para remover (apagar) a chamada da sua agenda e relatórios.
Criado: A data em que o registo foi criado e o nome da pessoa que o criou.
Modificado: A data em que o registo foi modificado pela última vez e o nome da pessoa que o modificou.
Click the Save or Save and Exit button to save the meeting record.
Important: The meeting will be saved automatically when an Action is clicked, i.e. Submit Meeting, Withdraw Meeting, Close Meeting, etc.