Reapertura semana cerrada

Dependiendo de la configuración de su sistema, una vez finalizada la semana de cierre, las convocatorias y/o reuniones ya no podrán editarse. Sin embargo, si detecta un error, los códigos de la semana de cierre pueden restablecerse como provisionales para permitir cambios.

La reapertura de una semana tiene implicaciones para la elaboración de informes, por lo que no debe realizarse a menos que sea necesario. Algunos sistemas están configurados para permitirle reabrir sus propias semanas. En caso contrario, su gestor o administrador de clientes podrá reabrir su semana por usted.

Editar y completar una tarea

Las tareas pueden gestionarse desde la agenda o desde la lista de tareas.

La lista de tareas aparecerá antes de la página de inicio cada vez que inicie sesión en actisCRM, o desde el menú seleccione Actividades, Tareas

En la lista de tareas, utilice los botones de opción y las casillas de verificación para seleccionar las tareas y los recordatorios que desea mostrar:

  • Todas las tareas: las tareas se añaden a la agenda como acciones para uno mismo.
  • Sólo recordatorios: los recordatorios se crean para las citas de seguimiento a partir del registro del contacto
  • Incluir Acciones realizadas: incluir tareas completadas y/o recordatorios.
  • Incluir inactivos: incluye tareas y/o recordatorios cancelados o eliminados.

Editar la tarea

  1. En la lista de tareas o en la agenda, seleccione la entrada de la tarea y haga clic en la acción Ver/Editar tarea O haga clic con el botón derecho en la entrada de la tarea y seleccione Abrir tarea en el menú desplegable
  2. Realice los cambios necesarios en la tarea y pulse el botón Guardar y Salir para confirmar los cambios.

Completar la tarea

  1. En la lista de tareas o en la agenda, seleccione la entrada de la tarea y haga clic en la acción Ver/Editar tarea O haga clic con el botón derecho en la entrada de la tarea y seleccione Abrir tarea en el menú desplegable
  2. Marque la casilla Actuado para indicar que la tarea está cerrada
  3. Pulse el botón Guardar y Salir para confirmar el cambio.

Cancelar o eliminar la tarea

  1. En la lista de tareas o en la agenda, seleccione la entrada de la tarea y haga clic en la acción Ver/Editar tarea O haga clic con el botón derecho en la entrada de la tarea y seleccione Abrir tarea en el menú desplegable
  2. Desmarque la casilla Activa para eliminar la tarea de la lista y de la agenda
    O
  3. Haga clic para seleccionar la tarea en la lista
  4. Haga clic en la acción Eliminar tarea
  5. Pulse el botón Guardar y Salir para confirmar el cambio.

Cerrar semana

La semana de cierre se utiliza para registrar los días de trabajo en el territorio que, junto con las llamadas y reuniones confirmadas, pasan a formar parte de los informes de actividad dentro de actisCRM (tarifas de llamadas).

La semana de cercanía lo garantiza:

  • Se han registrado todas las actividades de la semana
  • Se han contabilizado todos los días laborables en el territorio
  • Se eliminan de la agenda las citas de las especificaciones que no se hayan completado.

Es una buena práctica asegurarse de que la semana de cierre se completa correctamente para cada semana. Los días se pueden finalizar por separado o en grupos (finalizar varios días).

Importante: La semana de cierre debe establecerse provisionalmente en la agenda antes de que las llamadas y reuniones puedan ser cargadas desde actisCRM Offline (Actis iPad app)

Se puede acceder a Cerrar semana desde la pestaña Acciones de la agenda o desde el menú

Cerrar menú de la semana

Se abrirá la pantalla de cierre de semana, los códigos de cierre de semana se mostrarán como un círculo rojo y todas las acciones estarán disponibles:

Cerrar la pantalla de la semana

Los menús desplegables para cada mañana y tarde ofrecen opciones tanto para el tiempo de trabajo como para el tiempo libre.

Fijar provisional: Cerrar semana con códigos provisionales. Para añadir reuniones, especificaciones o citas confirmadas a la agenda puede ser necesario establecer códigos provisionales. Los códigos provisionales cambiarán a un círculo naranja. Pulse el botón Guardar y Salir para confirmar.

Set Finalizado: Cierre la semana con el código finalizado. Los códigos finalizados cambiarán a un círculo verde y todas las llamadas y reuniones confirmadas se incluirán en los informes de actividad.

Seleccione la actividad de la mañana y de la tarde en el desplegable disponible y pulse el botón Guardar y Salir para confirmar.

Aparecerá un mensaje de advertencia si la agenda contiene llamadas sin actuar. Haga clic en el botón Cancelar y salga del proceso de informe de cierre de semana para procesar las llamadas adecuadamente.

Cerrar la agenda de la semana

Alternativamente, haga clic en el botón Aceptar para continuar y las llamadas no atendidas se eliminarán permanentemente de la agenda y de los informes de actividad.

Cerrar el mensaje de la semana

Establecer día completo: La posición por defecto es desactivada, pero actívela si desea utilizar el mismo valor para cada día completo de la semana del informe. La columna PM quedará inactiva y las actividades del día se registrarán únicamente en la columna AM.

Semana anterior: Navega a la pantalla de cierre de semana de la semana anterior.

Semana siguiente: Navega a la pantalla de cerrar semana para la semana siguiente.

Actualizar varios días

Existen opciones alternativas de actualización masiva ampliando la ventana de cierre de semana. Esto puede utilizarse para registrar rápidamente las vacaciones, etc.

Cerrar semana varios días

Utilice los botones de opción para seleccionar el periodo al que debe aplicarse la actividad AM y PM.

Seleccione la actividad AM y PM en las opciones de la lista desplegable.

Pulse el botón Aplicar.

Importante: Dependiendo de la configuración de actisCRM, el informe de la semana de cierre puede ser obligatorio. Si este es el caso, aparecerá un recordatorio en la parte superior de la pantalla en el registro del contacto o reunión y tendrá que establecer códigos provisionales para continuar. Recuerde finalizar la semana para asegurarse de que las llamadas y reuniones se contabilizan a efectos de informes.

Crear una tarea

Las tareas registran actividades que son personales del usuario y nunca están conectadas a un registro de Ubicación o Cliente.

Las tareas pueden configurarse para medir el tiempo dedicado a la actividad interna cuando ésta sea medida por la organización. En este caso, se añadirá un campo adicional Tipo de tarea al registro del contacto. Algunas o todas las opciones de tareas pueden estar disponibles dependiendo de la configuración de su sistema.

Se pueden establecer recordatorios que se mostrarán cada vez que se abra una nueva sesión de actisCRM.

  1. En la agenda, haga clic en la acción Añadir tarea para abrir el registro de tareas.
  2. Indique el asunto, el tipo, la fecha y hora de inicio y fin y las notas de la tarea.
  3. Marque la casilla Recordatorio y establezca el periodo de recordatorio utilizando las casillas de periodo e intervalo, es decir, un periodo de días y un intervalo de 4 significaría que el recordatorio aparecerá en la pantalla de inicio cuatro días antes de que venza la tarea (los días de recordatorio incluyen los fines de semana).
  4. Haga clic en el botón Guardar y salir y aparecerá un mensaje en la parte inferior de la pantalla para confirmar que la tarea se ha guardado.

La tarea se añadirá a la agenda y a la lista de tareas, y aparecerán recordatorios cuando venzan cada vez que se inicie actisCRM.

Lista de tareas 1

Diario

La agenda se utiliza para registrar todas las llamadas confirmadas y citas especulativas, reuniones y tareas. Permite planificar y revisar la agenda.

Los contactos y las reuniones se introducirán automáticamente en la agenda a medida que se registren en relación con el cliente o la ubicación, ya sea directamente desde los registros o desde la Lista de llamadas a la acción. Estos datos se utilizan para los informes de actividad.

Las tareas son independientes de los contactos y reuniones y se introducen en la agenda manualmente. Se pueden establecer recordatorios que aparecerán cada vez que se abra una nueva sesión de actisCRM.

La agenda puede mostrarse en diferentes formatos, exportarse como archivo csv que se abrirá en Excel o exportarse como pdf.

A la agenda se accede desde el botón grande de la página de inicio o desde Actividades en la barra de menús

La agenda se abrirá en una semana para ver que es la predeterminada. Pase el ratón por encima de cada entrada de la agenda para ver todos los detalles de cada llamada, reunión o recordatorio.

Diario

Los botones de navegación y visualización de la agenda están disponibles en la parte superior de la pantalla:

Diario de navegación

Anterior (flecha izquierda): Se desplaza al periodo anterior en función de la presentación seleccionada. Si la agenda muestra semanas, la vista cambiará a la semana anterior. Si la agenda muestra días, la vista cambiará al día anterior.

Siguiente (flecha derecha): Se desplaza al periodo siguiente en función de la presentación seleccionada. Si la agenda muestra semanas, la vista cambiará a la semana siguiente. Si la agenda muestra días, la vista cambiará al día siguiente.

Hoy: Se desplaza a la fecha de hoy independientemente del periodo de visualización seleccionado.

Calendario: Elige la fecha de visualización.

Un día: Cambia la agenda a una vista diaria.

Semana laboral: Sólo muestra los días de la semana laboral (de lunes a viernes).

Semana completa: Muestra la semana completa.

Mes completo: Muestra el mes completo.

Agenda: Muestra una lista de tus llamadas, reuniones y recordatorios de la semana. Pase el ratón por encima de la entrada para ver más información.

Agenda

Las entradas del diario están codificadas por colores para ayudar a distinguir entre tipos. Los colores son asignados automáticamente por actisCRM y no pueden modificarse. La leyenda indica el tipo de entrada.

Diario Leyenda

AM/PM: Actividad(Cerrada): sólo aparecerá una vez que haya introducido la información de la Semana de Cierre necesaria para la elaboración de informes.

Importante: Dependiendo de la configuración de su sistema, el informe Cerrar semana puede ser obligatorio, en cuyo caso la opción de cerrar provisionalmente la semana aparecerá en cuanto se guarde una llamada o reunión en la agenda.

La pestaña Acción ofrece las siguientes opciones:

Acciones del diario

Cerrar semana: Cierre la semana mostrada para confirmar todas las actividades y días trabajados.

Ver/Editar entrada: Seleccione una entrada de la agenda para abrir el registro de entrada. Nota: Este elemento de acción es dinámico y se referirá a la entrada de la agenda seleccionada, es decir, puede ser Ver/Editar tarea o Ver/Editar reunión, etc.

Abrir registro: Seleccione una entrada de la agenda para abrir el registro de entrada. Nota: Este elemento de acción es dinámico y hará referencia a la entrada de agenda seleccionada, es decir, Abrir cliente, Abrir ubicación, etc.

Exportar a PDF: Exporta la agenda como un pdf listo para imprimir. Selecciona el intervalo de fechas para la exportación.

Exportar a CSV: Exporta la agenda como un archivo csv que puede abrirse en Excel. Seleccione el intervalo de fechas para la exportación.

Nueva tarea: Añade una nueva tarea a la agenda y crea un recordatorio.

Mostrar contactos de reunión: Muestra la información del cliente para cada entrada del calendario - esto puede aparecer como múltiples entradas para la misma reunión donde más de una persona está invitada.