Preferenze del canale/opzione di autorizzazione

I clienti possono desiderare di cancellarsi dalla vostra mailing list e ci sono diversi modi per comunicarvi questo desiderio:

Il cliente sceglie di non partecipare tramite la pagina web di ePermissions.

Il cliente può accedere alla pagina web delle sue ePermissions in qualsiasi momento tramite il link presente sia nell'e-mail originale che nell'e-mail di conferma ricevuta al momento della prima impostazione delle ePermissions.

Il cliente seleziona Opt-out e fa clic sul pulsante Aggiorna preferenze.

Optout della pagina web di MA

Tutte le altre scelte vengono deselezionate automaticamente

La selezione di ePermissions viene modificata automaticamente nella pagina Marketing e accesso del record del cliente e l'indirizzo e-mail del cliente viene rimosso. La data di inizio dell'Evidenza di consenso viene modificata in base alla data di modifica delle preferenze.

Il cliente riceverà un'e-mail di conferma dell'opt-out.

Il cliente sceglie di cancellarsi tramite un link di annullamento dell'iscrizione su una comunicazione della vostra organizzazione.

Il link di annullamento dell'iscrizione è generico, anziché personalizzato, e porterà il cliente a una pagina di accesso in cui gli verrà chiesto di inserire il proprio indirizzo e-mail.

Accesso alla pagina web di MA

L'indirizzo di posta elettronica sarà controllato per verificare che corrisponda all'indirizzo di posta elettronica registrato in actisCRM.

In caso contrario, il cliente riceverà un messaggio per informarlo che l'indirizzo e-mail non è stato trovato e potrà riprovare.

Se l'indirizzo e-mail corrisponde, il cliente verrà portato direttamente alla sua pagina web, dove potrà modificare le sue preferenze come indicato sopra.

Il cliente riceverà un'e-mail di conferma dell'opt-out.

Il cliente sceglie di rinunciare al servizio tramite una comunicazione scritta indirizzata direttamente a voi o alla vostra organizzazione.

Se un cliente scrive direttamente alla vostra organizzazione chiedendo di essere rimosso dalla mailing list, l'amministratore di actisCRM ha i permessi per farlo. Per rispettare il GDPR, queste richieste devono essere evase tempestivamente.

  1. Aprire il record del cliente
  2. Andare alla pagina Marketing e accesso
  3. Spuntare la casella di controllo Opt-out
  4. Cancellare l'indirizzo e-mail del cliente dal campo Indirizzo e-mail
  5. Nella sezione Evidenza del consenso, cambiare Tipo da ePermissions a un'opzione che corrisponda alla comunicazione di opt-out ricevuta dal cliente, ad esempio e-mail, lettera, ecc.
  6. Fare clic sul pulsante Sfoglia (lente di ingrandimento) accanto al campo Allegato e sfogliare il computer per trovare e caricare la comunicazione di rinuncia del cliente.
  7. Fare clic sul pulsante Calendario accanto al campo Data per impostare la data di entrata in vigore dell'istruzione di rinuncia.
  8. Fare clic sul campo Note e digitare i commenti pertinenti.
  9. Fare clic sul pulsante Salva o Salva ed esci per confermare tutte le modifiche.
MA pagina4

Il cliente viene escluso automaticamente

Se la vostra organizzazione ha fissato un limite alla durata di validità delle ePermissions, i clienti saranno automaticamente esclusi dal sistema alla data di scadenza del periodo.

La pagina Marketing e accesso cambierà nel record del cliente per mostrare che l'opt-out è stato impostato dal sistema, l'indirizzo e-mail del cliente verrà rimosso e la data di inizio dell'evidenza del consenso verrà aggiornata per mostrare la data in cui è stata effettuata la modifica.

Il cliente viene reso inattivo

Il processo di disattivazione del cliente annulla qualsiasi impostazione di ePermissions e i record dei clienti inattivi non appaiono in alcun elenco di clienti o nelle ricerche, a meno che non sia specificamente richiesto.

Preferenze del canale/ePermessi

Per garantire il rispetto del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e la conformità normativa, è necessario avere l'autorizzazione esplicita di un operatore sanitario (HCP) a contattarlo per via elettronica.

Channel Preferences are completely configurable and your organisation will have specified:

  • Marketing options – this could be as simple as as opt in/opt out choice or could be a list of items
  • Contact options – how would the customer like to receive information from your company
  • Communication methods – the customers preferred language, email address, phone number, etc.
  • Consent evidence – how the consent was obtained and the date consent was given

Depending on your system configuration:

  • You may be able to edit the page yourself and upload a scan copy of a paper document giving consent
  • You may be able to add a customer email address and sent a pre-configured, compliant email requesting that customers consent themselves
  • You may be able to allow the customer to complete their own consent and confirm in Actis with their signature
  • You may not be able to edit the page at all, as consent will be gathered from another source, i.e. your company website, and transferred directly to Actis

Tutte le modifiche alle Preferenze di canale vengono tracciate e registrate in un registro di controllo.

Customer consent

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati del 2018 impone la necessità di gestire e proteggere tutti i dati personali in possesso dei clienti.

Il modo in cui gestiamo i vostri dati in qualità di incaricati del trattamento è descritto nella nostra politica sulla privacy, ma il modo in cui gestite e conservate i dati dei vostri clienti è soggetto alle politiche della vostra organizzazione.

The Channel Preferences page within the customer record helps you manage the consent permissions given by your customer. Because this is different for each organisation, your system may differ from the example shown below.

  1. Aprire un record cliente
  2. Under the Navigazione tab click Channel Preferences

The layout of this page is determined by your organisation as are the methods of gaining consent. The only sections that are fixed are for communication details and consent evidence.

  • You may be able to tick boxes, add email addresses and upload paper consent evidence
  • You may be able to add an email address and send a consent email so the customer can update their own preferences
  • You may need to direct your customer to your own website to register their preferences which will update Actis automatically

Communication Details

Preferred Language: If your system allows language selection, then you may also be able to send compliant consent request emails in different languages

Email: Add the customer email address. Pay attention to formatting as an email address must adhere to validation rules

CC Me: This will copy you into any email you send to your customer

Mobile: Add the customer mobile phone number. Pay attention to formatting as phone numbers may need to adhere to validation rules

Consent Evidence

Type: This could be the types of written evidence you are allowed to gather, or it could be ePermissions if the customer is expected to update their own record, or it could be a reference to your company website.

Attachment: If you collect written consent, you will need to upload it to Actis. Click the Search button to the right of the field to browse your computer for the scan copy.

Evidence Start Date: This is the date the customer gave their consent. It may be completed automatically or, for written consent, it may be completed manually.

Once consent has been recorded, other icons appear if an attachment has been uploaded:

  1. Search: to upload a new document
  2. Download: to download an existing document
  3. Delete: to remove the consent evidence document from Actis entirely
  4. View: to view the document without downloading

Il cliente lavora in più sedi

A single customer may work at several locations. Each customer should only appear once in the database so rather than creating a new customer record at each location, it is better to link secondary locations to the customer record. Each customer must have a main location, but additional locations can be added to their record as required.

Aggiungere una sede di lavoro

  1. Trovare e aprire il record del cliente
  2. Under the Navigazione tab click Luoghi
  3. Under the Azioni tab click Add Working Location and the Select Locations list will appear.
  4. Search for the location, select it in the list and click the Select Location + button on the blue ribbon to add it to the customer record
  5. Fare clic sul pulsante Save button to confirm the changes

Aggiungere un'altra posizione

  1. Trovare e aprire il record del cliente
  2. Under the Navigazione tab click Luoghi
  3. Under the Azioni tab click Aggiungi altro and the Select Locations list will appear.
  4. Search for the new location, select it in the list and click the Select Location + button on the blue ribbon to add it to the customer record
  5. Fare clic sul pulsante Save button to confirm the changes

Importante: If your company subscribes to third-party data (IQVIA, Wilmington’s, etc) the changes will need to be verified

Add and remove targets

Creare un gruppo di clienti, sedi o account che condividono esigenze simili a quelle che la vostra azienda spera di soddisfare, ad esempio i clienti che hanno maggiori probabilità di prescrivere il vostro prodotto, gli account per i quali desiderate ottenere lo status di formulario, ecc.

Contrassegnare i record di destinazione

To add customers or locations as targets, use the quick search on the header bar to find the person or place, open the record.

Scorrere fino alla fine della pagina Generale e fare clic sul pulsante di opzione accanto al nome della destinazione.

Fare clic sul pulsante Save & Exit button on the grey ribbon to confirm

Rimuovere il flag di destinazione

Fare clic sul pulsante X button next to the target name

A warning message will appear. Click the OK button to confirm.

Fare clic sul pulsante Save & Exit button on the blue ribbon to save the change and close the record.

Locked targets

A locked target is indicated by a padlock icon next to the target name. This is a target set by your organisation that cannot be edited by users.

Utilizzate l'elenco dei clienti target per la pianificazione delle chiamate

Filter your customer list on the target column and under the Actions tab click the Add all Items to CTA List action – the CTA list will now be accessible from your diary.

Vedere chi è stato visto e chi deve essere visitato

With the customer list in Extended view, your target customers are colour coded:

  • Green: Seen within the last month
  • Blu: Visto negli ultimi due mesi
  • Rosso: Non si vede da almeno due mesi

Accordi di pagamento con i clienti

Qualsiasi pagamento effettuato a un cliente per conto della vostra organizzazione richiede un contratto o un accordo per i servizi forniti.

Gli accordi vengono aggiunti al cliente come allegato, direttamente nel record del cliente o da una riunione.

Dal record del cliente

  1. Aprire il record del cliente e fare clic su Pagamenti nella scheda di navigazione.
  2. Nell'elenco degli accordi, fare clic sul pulsante Aggiungi accordo.
  3. Completare la schermata Nuovo accordo nel modo più dettagliato possibile, assicurandosi che tutti i campi obbligatori siano compilati.
  • Nome del cliente: Precompilato con il nome del cliente selezionato per il pagamento
  • Riferimento: Il vostro riferimento per l'accordo
  • Data di inizio: Fare clic sul pulsante del calendario per selezionare la data di inizio del contratto.
  • Data di fine: Fare clic sul pulsante del calendario per selezionare la data di scadenza del contratto.
  • Divulgazione: Selezionare o deselezionare la casella di controllo a seconda che il pagamento debba essere divulgato ai fini della rendicontazione normativa.
  • Note: Aggiungere eventuali note rilevanti per l'accordo
  • Nome del file allegato: Fare clic sul pulsante Cerca per cercare l'accordo e caricarlo.

Il contratto apparirà nell'elenco dei contratti e sarà disponibile per i pagamenti effettuati al cliente tra le date di inizio e fine specificate.

Dal verbale della riunione

  1. Aprire il record della riunione e fare clic su Costi nella scheda di navigazione.
  2. Fare clic sul pulsante Aggiungi pagamento cliente
  3. Selezionare il cliente che riceverà il pagamento
  4. Fare clic sul pulsante Aggiungi per aggiungere un contratto al record del cliente e proseguire con il pagamento.
  5. Seguite la procedura sopra descritta e completate la schermata Nuovo accordo nel modo più dettagliato possibile, assicurandovi che tutti i campi obbligatori siano compilati.
  6. Fare clic sul pulsante Salva ed esci per tornare alla registrazione della riunione.

Unire i clienti duplicati

The same customer has been included twice in the database, either at the same location or at different locations

Customers can only be merged where they are both attached to the same location record. You may need to move a customer to the correct location before you carry out the merge.

Merging records will move all information, including channel preference data, from the source record to the destination record where the information does not already exist. Calls and Meetings are unique, so all historical and future contacts and meetings will be moved from the source to the destination record.

  1. Trovare e aprire il record di posizione
  2. Under the Navigazione tab click Clienti
  3. Nell'elenco dei clienti selezionare i due clienti da unire: prima il record di origine (quello che si vuole rimuovere) e poi il record di destinazione (quello che si vuole mantenere).
  4. Under the Azioni tab select Merge Customers
  5. Confermare che i campi Merge (record di origine) e Into (record di destinazione) sono compilati correttamente.
  6. The Delete after Merge checkbox is ticked by default, only untick this box if you want to retain an inactive record for any reason
  7. Fare clic sul pulsante Merge Customers pulsante
  8. Se si è scelto di eliminare il record dopo l'unione, verrà chiesto di confermare l'azione.
  9. Fare clic sul pulsante OK pulsante
  10. L'unione avrà luogo e un messaggio confermerà che il processo è stato completato con successo.
  11. Fare clic sul pulsante OK pulsante
  12. L'elenco dei clienti viene aggiornato e il record di origine viene rimosso.

Importante: If your company subscribes to third-party data (IQVIA, Wilmington’s, etc) then the record with their ID number will always be the destination record that is retained. You cannot merge two records from a third-party source.

Spostare un cliente in una nuova sede

Il cliente si è trasferito in una nuova sede

  1. Trovare e aprire il record del cliente
  2. Under the Navigazione tab click Luoghi
  3. Under the Azioni tab click Change Main Location and the Select Locations list will appear
  4. Search for the new location, select it in the list and click the Select Location + button on the blue ribbon to add it to the customer record
  5. Fare clic sul pulsante Save button to confirm the changes

Importante: If your company subscribes to third-party data (IQVIA, Wilmington’s, etc) the changes will need to be verified.

Amend a customer’s details

Avete notato che i dati del cliente non sono corretti e volete modificarli:

  • Nome
  • Tipo di cliente e dettagli del lavoro
  • Responsabilità
  • Dettagli sulla comunicazione
  • Giorni migliori per contattare

Le modifiche al cliente possono essere effettuate nelle pagine Generale e Altro del record del cliente.

Modificare i dati personali del cliente (nome, titolo di lavoro, ecc.)

  1. Trovare e aprire il record del cliente
  2. Under the Navigazione tab click General
  3. Sovrascrivete le informazioni nei campi, utilizzando gli elenchi a discesa, se necessario.
  4. Fare clic sul pulsante Save button to confirm the changes

Modificare i dati di comunicazione del cliente (dettagli di contatto, giorni migliori, ecc.)

  1. Trovare e aprire il record del cliente
  2. Under the Navigazione tab click More
  3. Fare clic sul pulsante Edit button to change the existing information
  4. Nel riquadro che appare, sovrascrivere le informazioni nei campi, utilizzando gli elenchi a discesa dove necessario.
  5. Fare clic sul pulsante Add button to add more information
  6. Nel riquadro che appare, compilare i campi utilizzando gli elenchi a discesa, se necessario.
  7. Fare clic sul pulsante Delete button to remove incorrect information, or information that is no longer relevant
  8. Fare clic sul pulsante Save button to confirm the changes

Importante: If some fields are shaded blue, then your company subscribes to third-party data (IQVIA, Wilmington’s, etc) and the changes will need to be verified.

Eliminare un cliente

Il cliente non lavora più presso la sede e non si sa dove si sia trasferito, quindi si desidera rimuoverlo dall'elenco dei clienti della sede.

  • Il cliente potrebbe essersi trasferito
  • Il cliente potrebbe essere andato in pensione
  • Il cliente potrebbe essere morto

Customers are not deleted from Actis as that would distort historical reporting. Customers are inactivated so they no longer appear in searches or on location records.

  1. Trovare e aprire il record del cliente
  2. Scorrere fino alla fine del record del cliente e deselezionare la casella di controllo Attivo.
  3. Vi verrà chiesto di confermare l'intenzione di disattivare il record.
  4. Fare clic sul pulsante OK pulsante
  5. Si apriranno altri campi e vi verrà chiesto di fornire un motivo.
  6. Selezionare il motivo di inattività dall'elenco a discesa disponibile.
  7. Fare clic sul campo Note inattive e fornire ulteriori informazioni sul cliente.
  8. Fare clic sul pulsante Save & Exit button to save your changes and close the record

Importante: se la vostra azienda è abbonata a dati di terzi (Binley's, Cegedim, ecc.), i dettagli dovranno essere verificati.