Painéis de controlo

Acompanhe, analise e apresente visualmente os indicadores-chave de desempenho (KPI) e as métricas para si, para as suas equipas e para a sua empresa num relance.

Os painéis de controlo são configurados de acordo com os requisitos da sua organização. Normalmente, apresentam métricas de desempenho, ou seja, taxas de atividade, cobertura, frequência, eventos futuros reservados, etc., mas podem ser expandidos para incluir dados de vendas e outros itens, conforme necessário.

Os painéis de controlo podem ser iniciados automaticamente assim que iniciar sessão no actisCRM

OU

Clique em Análise no menu principal e seleccione Dashboards na lista.

O painel de instrumentos é uma série de gráficos e indicadores que podem ser apresentados num único ecrã ou que foram divididos em secções, talvez por produto ou por equipa de vendas.

Navegue entre as secções do painel de controlo utilizando as ligações à esquerda. O painel de controlo aberto é apresentado a vermelho

Alterar os dados apresentados no(s) gráfico(s) selecionado(s) utilizando as ligações Editar

Alterar a vista do(s) gráfico(s) selecionado(s) utilizando as ligações Mostrar

Acções do painel de controlo

Os painéis de controlo foram concebidos para terem um aspeto e uma sensação consistentes e os itens são representados com a mesma cor, por exemplo, as linhas médias podem ser representadas a azul, o que será o caso em todos os gráficos e em todos os indicadores.

  • Para aumentar ou diminuir o zoom do gráfico, clique numa área em branco do gráfico e desloque a roda do rato.
  • Para deslocar o gráfico ampliado, clique e arraste numa área em branco do gráfico.
  • Passe o cursor sobre cada elemento de dados para ver o valor real

Cada ecrã do painel de instrumentos pode ser alterado da mesma forma, utilizando os ícones acima do gráfico:

Ícones de gráficos pequenos        ou         Painel de controlo novo e pequeno

  • Informação - indica o que o gráfico representa e indica os critérios do gráfico
    Expandir gráfico - aumenta o gráfico para preencher o ecrã, o que oferece mais opções de visualização
  • Selecionar gráfico - assinale a caixa de verificação para aplicar os critérios ao gráfico. Desmarque a caixa de verificação para excluir o gráfico das definições dos critérios
  • Opções de visualização de gráficos:

 Pequeno menu de gráficos     ou     Critérios do painel de controlo

  • Repor KPI - repor as predefinições do gráfico
  • Repor o zoom - repor o gráfico na vista predefinida
  • Alternar legenda - apresenta uma explicação do que representam as partes do gráfico. Clique na legenda para adicionar ou remover itens do gráfico, por exemplo, num gráfico de taxa de chamadas, pode pretender visualizar um total de apenas chamadas, apenas reuniões ou ambos.
  • Alternar o eixo x - as etiquetas das variáveis que designam cada coluna (datas, nomes, produtos, etc.) 
  • Exportar gráfico - descarregar como um ficheiro png para utilizar noutros documentos
  • Editar critérios - selecionar diferentes critérios para o gráfico, ou seja, alterar o intervalo de datas, a equipa, a área geográfica, o produto, o valor/volume de vendas, etc. As opções de critérios mudam consoante o que o gráfico representa

O gráfico expandido permite mais funcionalidades

Ícones de gráficos grandes

ou

Painel de controlo grande novo
  • Repor KPI - repor as predefinições do gráfico
  • Repor o zoom - repor o gráfico na vista predefinida
  • Período anterior - retrocede um período no ecrã, ou seja, se o gráfico estiver configurado para apresentar dados para um período de KPI de 3 meses, retroceder um período irá alterar os dados para os três meses anteriores
  • Período seguinte - moveu a apresentação para a frente um período, ou seja, se o gráfico estiver configurado para apresentar dados para um período de KPI de 3 meses, avançar um período irá alterar os dados para os três meses seguintes
  • Alternar legenda - apresenta uma explicação do que representam as partes do gráfico. Clique na legenda para adicionar ou remover itens do gráfico, por exemplo, num gráfico de taxa de chamadas, pode pretender visualizar um total de apenas chamadas, apenas reuniões ou ambos.
  • Alternar o eixo x - as etiquetas das variáveis que designam cada coluna (datas, nomes, produtos, etc.)
  • Mostrar dados - visualizar o gráfico como dados e exportar para o Excel
  • 100% empilhado - alterar a visualização para mostrar os dados como 100%
  • Exportar gráfico - descarregar como um ficheiro png para utilizar noutros documentos
  • Editar critérios - selecionar diferentes critérios para o gráfico, ou seja, alterar o intervalo de datas, a equipa, a área geográfica, o produto, o valor/volume de vendas, etc. As opções de critérios mudam consoante o que o gráfico representa
  • Recolher - voltar ao ecrã principal do painel de controlo

Relatórios de cobertura e frequência

Os relatórios de cobertura e frequência calculam quantos clientes activos foram contactados ou locais foram visitados e com que frequência durante o período do relatório.

Os relatórios de cobertura e frequência contam apenas os contactos com clientes ou locais activos. Não contabilizam quaisquer contactos feitos com clientes ou locais marcados como inactivos no dia em que o relatório é executado. As contagens de contactos podem, por isso, ser diferentes das apresentadas no relatório Atividade e taxas ou nos relatórios Contactos por .... 

Importante: Os relatórios de cobertura e frequência de clientes contam os contactos apenas na sua localização principal, que pode não ser a mesma que a localização onde o contacto ocorreu (fora do território).

Os relatórios Clientes (Território) e Clientes (Território/Funcionário) mostram o número de clientes vistos durante os contactos (chamadas e reuniões) efectuados durante um determinado período numa área, a frequência com que os clientes foram vistos durante esse período e o número de clientes não vistos. A diferença entre os dois relatórios é que o último contém uma coluna adicional para mostrar o nome do empregado.

Os relatórios Localização (Território) e Localização (Território/Funcionário) mostram o número de localizações visitadas (chamadas e reuniões) durante um determinado período numa área, a frequência com que as localizações foram visitadas durante esse período e o número de localizações não visitadas. A diferença entre os dois relatórios é que o último contém uma coluna adicional para mostrar o nome do empregado.

 Coluna Linha do cabeçalho Conteúdo da célula
 A Cabeçalho Equipa, região, território, tijolo, etc. - dependendo dos critérios do relatório
 B Nome Nome do empregado
 C Clientes OU Localizações  Número total de clientes/locais definidos pelo cabeçalho
 D Contactos Número total de contactos de clientes OU locais. Normalmente, são chamadas e reuniões presenciais, mas podem incluir outros tipos de contacto, dependendo da configuração do sistema
 E Chamadas Número de contactos com clientes OU locais definidos como uma chamada efectuada durante o período do relatório (normalmente presencial, mas pode incluir outros tipos de contacto)
 F %Chamadas Percentagem de contactos que foram chamadas
 G Reuniões Número de clientes que participaram em reuniões OU número de locais onde se realizaram reuniões durante o período do relatório
 H %Reuniões Percentagem de contactos que foram reuniões
 I Não visto Clientes não atendidos OU locais não visitados durante o período do relatório
 J Cobertura Percentagem de clientes que foram vistos OU locais visitados
 K Frequência Taxa média de contactos por cliente atendido OU local visitado
Número de contactos dividido pelo número de clientes atendidos OU locais visitados durante as chamadas e reuniões
 L x01 Clientes vistos OU locais visitados uma vez
 M x02 Clientes vistos OU locais visitados duas vezes
 > N x03, x04, etc Clientes vistos OU locais visitados várias vezes

Relatórios da administração dos empregados

Um conjunto de relatórios que resumem a atividade dos colaboradores no actisCRM

Análise do início de sessão

Mostra a análise de utilização do actisCRM por colaborador ou equipa

 Coluna Linha do cabeçalho Conteúdo da célula
 A Nome do empregado Nome do empregado
 B Tempo de início de sessão Hora de início da sessão CRM
 C Tempo de saída Hora de fim da sessão CRM
 D Tempo limite da sessão  Tempo de encerramento automático da sessão do CRM após um período de inatividade 
 E Duração Quanto tempo a sessão esteve ativa

Reuniões abertas

Mostra o número de reuniões abertas durante um determinado período

 Coluna Linha do cabeçalho Conteúdo da célula
 A Cabeçalho Equipa, região, território, tijolo, etc. - dependendo dos critérios do relatório 
 B Nome do empregado Nome do empregado
 C Total Número total de reuniões abertas
 D Data (semana) Número de reuniões abertas nessa semana

Semanas abertas

Mostra o número de semanas abertas durante um período especificado

 Coluna Linha do cabeçalho Conteúdo da célula
 A Cabeçalho Equipa, região, território, tijolo, etc. - dependendo dos critérios do relatório 
 B Nome do empregado Nome do empregado
 C Total Número total de semanas abertas
 D Data (semana) Número de semanas não fechadas

Análise dos dias úteis

Análise dos dias de trabalho por empregado com base nos critérios de encerramento da semana

 Coluna Linha do cabeçalho Conteúdo da célula
 A Cabeçalho Equipa, região, território, tijolo, etc. - dependendo dos critérios do relatório 
 B Nome do empregado Nome do empregado
 C Total de dias Número total de dias disponíveis durante o período do relatório
 D Dias não úteis  Número de dias não trabalhados
 E Dias trabalhados Número de dias úteis contabilizados pelas opções pendentes da semana de fecho

Contactos através dos relatórios ....

Os relatórios "Contacto por..." são uma forma fácil de apresentar o número de contactos em função de critérios específicos:

  • Produtos pormenorizados
  • Tipos de clientes
  • Especialidades do cliente*
  • Responsabilidades do cliente*
  • Objectivos dos clientes
  • Objectivos de localização
  • Informação ao cliente
  • Informações sobre a localização

* Os critérios do relatório Contactos por especialidade do cliente e do relatório Contactos por responsabilidade do cliente contêm uma caixa de verificação que lhe permite limitar os relatórios apenas à especialidade principal ou à responsabilidade principal. Isto evita que os contactos sejam contabilizados duas vezes, uma vez que os clientes podem ter várias especialidades e responsabilidades.

Os relatórios Contact by ... podem produzir resultados de duas formas: como uma série cronológica ou por tipos de dados:

  1. Séries cronológicas - mostra os dados por mês, por exemplo, contactos em relação a tipos de clientes, o que resultaria numa lista de tipos de clientes com uma contagem de contactos para cada mês do período de tempo especificado para o relatório.
  2. Tipos de dados - mostra os dados por tipo, por exemplo, contactos por tipos de clientes resultaria numa lista de tipos de clientes com uma única contagem total de contactos para o período de tempo especificado para o relatório.

Todos estes relatórios funcionam da mesma forma e o nome do relatório indica o que está a ser contado (apresentado na tabela abaixo como [Nome do relatório]).

 Coluna Linha do cabeçalhoConteúdo da célula
 A Título Equipa, região, território, tijolo, etc. - dependendo dos critérios do relatório
 B Nome do empregado Nome do empregado, se selecionado nas opções de Relatório por
OU
 C [Nome do relatório] Item [Nome do relatório] se a Série cronológica for selecionada como apresentação da coluna
 D Data (mês) Número total de contactos que correspondem a [Nome do relatório] durante o mês
 > E Data (mês) Igual à coluna D para o mês seguinte durante o período de referência
OU
 C Intervalo de datas Intervalo de datas se Tipos de dados for selecionado como apresentação da coluna
 D [Nome do relatório] Número total de contactos que correspondem a [Nome do relatório] durante o intervalo de datas
 > E Próximo [Nome do relatório] Igual à coluna D para o próximo [Nome do relatório] durante o período do relatório

Relatórios de reuniões

Os relatórios das reuniões resumem o número de reuniões realizadas e o número de participantes nas reuniões durante o período de referência.

Relatório Meeting Counts

Calcula o número de tipos de reuniões realizadas ao longo de um intervalo de dados ou o número de reuniões realizadas por mês por tipo de reunião.

 Coluna Linha do cabeçalho Conteúdo da célula
 A Título Equipa, região, território, tijolo, etc. - dependendo dos critérios do relatório
 B Nome do empregado Nome do empregado, se selecionado nas opções de Relatório por
OU
 C Tipo de reunião Tipo de reunião se a Série cronológica for selecionada como visualização de coluna
 D Data (mês) Número total de reuniões que correspondem ao tipo de reunião durante o mês
 > E Data (mês) Igual à coluna D para o mês seguinte durante o período de referência
OU
 C Intervalo de datas Intervalo de datas se Tipos de dados for selecionado como apresentação da coluna
 D Tipo de reunião Número total de reuniões que correspondem ao tipo de reunião durante o intervalo de datas
> E Tipo de reunião seguinte O mesmo que na coluna D para o tipo de reunião seguinte durante o período do relatório

Número de participantes na reunião

Calcula o número de participantes vistos em tipos de reunião ao longo de um intervalo de datas, ou o número de participantes vistos por mês por tipo de reunião.

 Coluna Linha do cabeçalho Conteúdo da célula
 A Título Equipa, região, território, tijolo, etc. - dependendo dos critérios do relatório
 B Nome do empregado Nome do empregado, se selecionado nas opções de Relatório por
OU
 C Tipo de reunião Tipo de reunião se a Série cronológica for selecionada como visualização de coluna
 D Data (mês) Número total de participantes no tipo de reunião durante o mês
 > E Data (mês) Igual à coluna D para o mês seguinte durante o período de referência
OU
 C Intervalo de datas Intervalo de datas se Tipos de dados for selecionado como apresentação da coluna
 D Tipo de reunião Número total de participantes em reuniões que correspondem ao tipo de reunião durante o intervalo de datas
> E Tipo de reunião seguinte O mesmo que na coluna D para o tipo de reunião seguinte durante o período do relatório

Relatório de actividades e taxas

O relatório Atividade e taxas (empregado) calcula uma taxa de chamadas para um determinado período com base no número de dias trabalhados e no número de chamadas efectuadas por cada empregado. A explicação do que cada coluna representa refere-se à configuração predefinida em que todos os critérios do relatório estão definidos como TODOS.

Poderá ter um relatório configurado de acordo com as necessidades da sua empresa, pelo que poderá apresentar colunas diferentes das apresentadas abaixo.

 Coluna  Linha do cabeçalho  Conteúdo da célula 
 A Título Nome da equipa ou do membro da equipa
 B Dias úteis Número total de dias úteis disponíveis durante o período do relatório
 C Dias trabalhados Número total de dias de trabalho durante o período de referência (com base nos dados da semana de fecho)
 D Dias não úteis Número total de dias de inatividade durante o período de referência (com base nos dados da semana de encerramento)
 E Dias do cliente Número total de dias de trabalho em contacto com o cliente durante o período abrangido pelo relatório (com base nos dados da semana de fecho)
 F Contactos de clientes Número total de contactos com clientes. Normalmente, chamadas e reuniões presenciais, mas pode incluir outros tipos de contacto, dependendo da configuração do sistema
 G Taxa de contacto com o cliente Contactos com clientes divididos pelos dias trabalhados
 H Chamadas de clientes Número total de contactos com clientes definidos como uma chamada (normalmente presencial, mas pode incluir outros tipos de contacto)
 I Taxa de chamadas de clientes Chamadas de clientes divididas pelos dias de trabalho dos clientes
 J Reuniões de clientes Número total de clientes que participaram numa reunião
 K Taxa de reunião de clientes Reuniões com clientes divididas pelos dias de trabalho dos clientes
 L Contactos sem nome Número total de contactos com clientes não identificados. Normalmente, são chamadas e reuniões presenciais, mas podem incluir outros tipos de contacto, dependendo da configuração do sistema
 M Taxa de contacto sem nome Contactos de clientes anónimos divididos pelos dias trabalhados
 N Chamadas sem nome Número total de contactos não nomeados definidos como uma chamada (normalmente presencial, mas pode incluir outros tipos de contacto)
 O Taxa de chamada sem nome Chamadas não identificadas divididas pelos dias de trabalho do cliente
 P Contactos para reuniões sem nome Número total de clientes anónimos que participaram numa reunião
 Q Reunião sem nome Taxa de contacto Número total de clientes anónimos que participaram numa reunião dividido pelos dias de trabalho
 R Chamadas globais Total de chamadas de clientes e contactos não identificados definidos como uma chamada (normalmente presencial, mas pode incluir outros tipos de contacto)
 S Taxa global de chamadas Total de chamadas de clientes e chamadas não identificadas dividido pelos dias de trabalho dos clientes
 T Reuniões globais Número total de clientes e participantes anónimos nas reuniões
 U Taxa global de reuniões Número total de participantes do cliente e de participantes anónimos em reuniões dividido pelos dias de trabalho do cliente
 V Contactos gerais Total de chamadas globais e reuniões globais
 W Taxa global de contactos Total de chamadas e total de reuniões dividido pelos dias de trabalho do cliente

Visualizar e editar o gráfico do relatório

Os resultados do relatório serão apresentados como um gráfico de barras no separador Gráfico e ficarão disponíveis outras acções.

Os resultados do relatório serão apresentados sob a forma de um gráfico para melhor se adaptarem ao ecrã, o que pode significar que apenas uma parte do gráfico é apresentada inicialmente.

Gráfico

A legenda é apresentada à direita do ecrã. Cada item é uma ligação clicável que adiciona ou remove o item do gráfico.

Passe o rato sobre a barra para ver a etiqueta e o valor representado.

Selecione Colunas para gráficos: Escolha as colunas a serem exibidas no gráfico.

Na caixa Selecionar colunas para o gráfico, assinale as caixas de verificação para confirmar quais os dados que devem ser apresentados no gráfico. Para alguns gráficos, é permitido um máximo de 12 colunas e o número selecionado será apresentado na parte superior da janela, por exemplo, 7/12

Selecionar linhas para o gráfico

Aumentar o zoom: Concentre-se numa área mais pequena do gráfico OU clique numa área em branco do gráfico e aumente o zoom com a roda do rato.

Diminuir o zoom: Concentre-se numa área maior do gráfico OU clique numa área em branco do gráfico e diminua o zoom com a roda do rato.

Importante: Para se deslocar, clique e arraste numa área em branco do gráfico.

Exportar gráfico como imagem: Exportar a imagem como um ficheiro png.

Exportar gráfico como PDF: Exportar o gráfico como um pdf para impressão.

Visualizar e ordenar os resultados dos dados do relatório

Os resultados do relatório aparecerão como uma tabela de dados no separador Dados do relatório.

Dados do relatório
  • Clique no campo Procurar para procurar um nome/texto no relatório.
  • Clique no cabeçalho de uma coluna para ordenar os resultados com base na coluna.
  • Faça duplo clique numa linha para aprofundar os resultados até chegar ao nível mais baixo.

Estão disponíveis itens adicionais no separador Acções.

Exportar para folha de cálculo: Exportar os dados para um ficheiro csv que será aberto no Excel

Exportar para PDF: Exportar os dados para um ficheiro PDF pronto a ser partilhado ou impresso

Pesquisa: Ver uma análise dos resultados para uma linha de dados selecionada

Pesquisa na célula: Ver uma análise de um resultado específico numa determinada célula. Clique na célula e a hiperligação do separador Acções mudará para confirmar a célula selecionada, por exemplo, Pesquisa na célula sobre clientes, chamadas, reuniões, frequência, etc

Importante: A pesquisa na célula está disponível nos relatórios de cobertura e frequência apenas quando os cabeçalhos das células estão marcados.

Pesquisa de células

Importante: Os relatórios não produzem listas - para isso é necessário o Data Explorer

Critérios do relatório

Cada relatório produz um resultado que satisfaz os critérios seleccionados, por exemplo, pode querer limitar o seu relatório a clientes-alvo ou a um determinado tipo de cliente ou produto.

A definição predefinida para os critérios do relatório é TODOS, o que significa que não serão aplicados filtros aos dados.

Critérios de comunicação

Empregado/Território: O padrão é o nome do usuário ou o território do usuário. Seleccione uma alternativa na lista pendente disponível.

Opções de data: Seleccione uma data de início e de fim para o período de referência OU escolha um dos períodos de referência predefinidos que podem incluir alguns ou todos os seguintes:

  • YTD: Ano até à data
  • Trimestre atual até à data
  • MAT: Total anual móvel
  • Q1, Q2, Q3, Q4: Trimestre 1 (janeiro-março), Trimestre 2 (abril-junho), Trimestre 3 (julho-setembro) Trimestre 4 (outubro-dezembro) - dependendo da configuração, estes podem ser definidos para os anos financeiros da sua empresa
  • Mês atual
  • Mês anterior
  • Manual: Selecionar as datas de início e fim nos campos acima

Em seguida, utilize as listas suspensas nos campos de critérios de relatório para limitar os dados a serem analisados. A predefinição é que o relatório analise todos os dados.

Os seguintes critérios adicionais podem ser encontrados em muitos dos relatórios disponíveis no conjunto de análise, que são relatórios genéricos baseados num tipo de dados específico.

Agregar dados: Esta opção agrega as linhas ou colunas da série de dados numa única linha. Isto pode ser especialmente útil num relatório de séries temporais.

Exibição de coluna: Utilize os botões de opção para selecionar se pretende apresentar os dados como uma série cronológica mensal ou divididos pelo tipo de dados do relatório. Esta seleção também define o eixo x do gráfico.

Relatar por: Utilize os botões de opção para selecionar a forma como os resultados devem ser listados.

Território: Linhas mostra dados de atividade para um território com base na geografia do território. Esta opção não distingue o empregado que realizou a atividade.

Território / Empregado: As linhas mostram os dados de atividade de um território com base na geografia do território e no colaborador que realizou a atividade. Este relatório apresentará a atividade para além dos limites da equipa e do território, pelo que podem aparecer várias linhas para cada colaborador.

Apenas empregado: As linhas mostram todos os dados de atividade de um determinado colaborador. Os colaboradores estão ligados aos seus territórios nas linhas, pelo que só aparecerão no seu próprio território, mesmo que tenham trabalhado em vários territórios. Neste modo, é normal que apenas os representantes/KAMs, etc. tenham dados para mostrar, uma vez que os gestores não podem introduzir dados de atividade.

Empregado e subordinados: As linhas mostram todos os dados de atividade para um determinado colaborador e todos os seus subordinados. É muito semelhante à opção de apenas empregado, mas inclui os dados dos representantes com os do seu gestor, para que o utilizador possa ver os totais de toda uma região/equipa, etc.

Seleção de nível: Utilize os botões de opção para selecionar uma agregação de território adequada para as linhas do relatório.

Importante: Os botões de seleção do nível ativo dependerão dos conjuntos de dados disponíveis para o utilizador.

Marque a caixa de seleção Exibir linha de total na guia Ações para exibir uma linha ou coluna adicional com totais para o relatório.

Clique em Executar relatório no separador Acções. O relatório será compilado e passará para o separador Dados para apresentar os resultados.

Clique em Executar gráfico na guia Ações. O relatório será compilado e passará para o separador Gráfico para apresentar os resultados.

Importante: Alterne entre os separadores de dados e de gráficos para visualizar os resultados em ambos os formatos.

Síntese de relatórios

Os relatórios analisam e apresentam as informações contidas na base de dados em formato de dados ou de gráficos

Todos os sistemas incluem os seguintes relatórios:

  • Atividade
  • Cobertura e frequência
  • Administração de empregados

O acesso aos relatórios faz-se a partir do botão grande na página inicial
OU
a partir de Análise na barra de menus

Normalmente, os relatórios podem ser executados por qualquer pessoa, mas estarão limitados ao conjunto de dados disponível para o utilizador. Um representante, por exemplo, só poderá executar relatórios relevantes para o seu território, enquanto um utilizador da sede poderá executar relatórios sobre dados nacionais.

A lista de relatórios está dividida em diferentes secções. Dependendo da configuração do sistema, alguns ou todos os relatórios podem estar disponíveis.

Separador Relatórios

Cada relatório é uma ligação. Clique no botão Relatório junto ao texto ou clique no próprio nome do relatório para o abrir.
Cada relatório trabalha com um conjunto de dados específico e os dados podem ser analisados de diferentes formas para melhor satisfazer as suas necessidades.